Mengoptimalkan Sistem Manajemen Lingkungan: Tips Berbasis Siklus PDCA

Ketika organisasi ingin membangun sebuah sistem manajemen lingkungan mereka, mereka perlu memperhatikan langkah-langkah berikut. Langkah ini akan membantu mengembangkan sistem manajemen perusahaan secara berkelanjutan dengan menggunakan siklus berulang PDCA. Ketika perusahaan atau organisasi melewati siklus PDCA, perlu diulangi kembali dengan mengupayakan perbaikan dan penyempurnaan sistem berkelanjutan.

Baca juga: Elemen Dasar Kebijakan Lingkungan ISO 14001

Plan (Perencanaan)

1. Kenali konteks organisasi

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengenali konteks organisasi. Hal ini mengharuskan organisasi untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan berikut:

• Apa perlu meningkatkan kinerja lingkungan?

• Apa organisasi mematuhi persyaratan lingkungan?

• Apakah perusahaan ingin mencegah polusi?

• Apakah perusahaan ingin meningkatkan reputasinya?

• Dan permasalahan lain yang relevan dengan konteks organisasi, permasalahan tersebut mencakup permasalahan internal dan eksternal.

2. Komitmen pemimpin

Hal ini menjadi kunci untuk meraih keberhasilan dalam menjalankan sistem manajemen lingkungan. Komitmen dari pemimpin memungkinkan perusahaan dapat menilai kekuatan dan keterbatasan mereka terhadap pengelolaan lingkungan yang ada.

     3. Tetapkan kebijakan lingkungan

Kebijakan lingkungan perlu ditetapkan oleh manajemen puncak sebagai komitmen formal organisasi atau perusahaan untuk mengurangi dampak lingkungan dan mencapai perbaikan yang berkelanjutan. Hasil dari pembentukan kebijakan tersebut dijadikan dokumen dan tersedia bagi internal stakeholder.

4. Tentukan peran dan tanggung jawab tim SML

Organisasi perlu mendefinisikan peran serta tanggung jawab setiap anggota dari tim sistem manajemen lingkungan mereka dengan jelas. Agar saat mengimplementasikan sistem manajemen lingkungan, anggota tidak kebingungan apa yang perlu dikerjakan. Dalam menentukannya, tim sistem manajemen lingkungan harus bisa mengidentifikasi seluruh aktivitas yang ada dalam organisasi.

5. Lakukan Kick off Meeting 

Kick off meeting adalah pertemuan pertama di awal projek yang tujuannya untuk memastikan anggota telah mempunyai motivasi atau dorongan dalam memajukan keberhasilan sistem manajemen lingkungan perusahaan. Selama pertemuan penting untuk membahas setiap peran dan tanggung jawab masing masing anggota dan menyetujui langkah awal yang perlu diambil untuk mendukung kebijakan lingkungan organisasi.

6. Menentukan aspek dan dampak lingkungan

Pada poin keempat telah disebutkan bahwa tim SML harus bisa mengidentifikasi aktivitas organisasi. Hal ini termasuk mengidentifikasi aspek dan dampak lingkungan organisasi. Selama aktivitas organisasi, tim SML perlu mempertimbangkan apakah organisasi:

• Dapat Melepaskan emisi ke udara

• Dapat mencemari air

• Dapat mencemari tanah

• Dapat memanfaatkan sumber daya alam

• Dapat menggunakan energi dengan baik

• Dapat menimbulkan sampah

7. Identifikasi kewajiban pematuhan

Organisasi harus mengidentifikasikan kewajiban mereka dengan aktivitas, produk dan layanan organisasi. Sistem manajemen lingkungan harus memastikan bahwa organisasi bertindak sesuai dengan seluruh kewajiban.

8. Siapkan anggaran dan sumber daya

Tim sistem manajemen lingkungan perlu menyiapkan anggaran awal proyek dan menjelaskan tindakan apa yang menjadi prioritas utama untuk segera diselesaikan. Tim perlu mempertimbangkan anggaran yang diperlukan untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan serta pemeliharaan yang berkelanjutan.

9. Tetapkan tujuan dan rencana aksi lingkungan

Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan yang sesuai dengan konteks organisasi. Sasaran tersebut harus spesifik, dapat diukur, dapat dicapai dan terikat waktu.

10. Identifikasi pengendalian operasional

Organisasi perlu mengidentifikasi pengendalian operasional yang dapat diterapkan untuk mengendalikan risiko dan dampak terhadap lingkungan. Pengendalian operasional mencakup kebijakan, prosedur, rencana atau tindakan lainnya. Dalam hal ini, organisasi juga harus menentukan metode apa yang sesuai untuk mengukur dan memantau aspek lingkungan serta dampak dan tujuannya.

11. Tentukan peran dan tanggung jawab untuk tugas lingkungan tertentu

Tim sistem manajemen lingkungan harus berkomunikasi secara jelas dengan pihak-pihak yang mempunyai kepentingan dalam mencapai tujuan lingkungan organisasi. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga lingkungan dan mencapai perbaikan yang berkelanjutan.

12. Tetapkan prosedur tingkat sistem lainnya

Berbagai prosedur perlu dikembangkan terlebih dahulu untuk memastikan sistem manajemen lingkungan perusahaan berjalan dengan lancar dan efektif. Dalam penetapan prosedur ini organisasi perlu memperhatikan risiko yang akan terjadi kedepannya dan tindakan perbaikan apa yang perlu dilakukan. Tim SML perlu memimpin pengembangan prosedur tingkat sistem untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut.

• Karyawan mana yang perlu dilatih, seberapa sering, dan topik apa saja yang perlu dibahas (terutama terkait aspek lingkungan penting)?

• Siapa yang akan menangani komunikasi lingkungan internal dan eksternal, dan bagaimana caranya?

• Bagaimana organisasi mengontrol dokumen dan mengelola catatan?

• Proses apa yang akan digunakan untuk mengaudit EMS (internal dan/atau eksternal)?

• Proses apa yang akan digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan ketika ketidaksesuaian teridentifikasi?

• Siapa yang akan menyampaikan laporan status EMS kepada manajemen puncak, seberapa sering, dan dalam format apa?

Do (Penerapan)

13. Berikan pelatihan kesadaran kepada karyawan

Setelah semua perencanaan telah selesai berikutnya, organisasi perlu melakukan pelatihan untuk meningkatkan kesadaran anggota organisasi terhadap pentingnya menjaga lingkungan dan mencegah potensi risiko lingkungan yang dapat terjadi.

14. Lakukan pelatihan karyawan khusus pekerjaan

Selain memberikan pelatihan secara umum, organisasi perlu memberikan pelatihan secara khusus dan terperinci kepada individu yang mempunyai tanggung jawab dalam pengembangan sistem manajemen lingkungan atau tim khusus lingkungan organisasi.

15. Melaksanakan rencana untuk memenuhi tujuan lingkungan

Setelah dilakukan perencanaan, maka laksanakan perencanaan tersebut. Pihak-pihak yang bertanggung jawab perlu mengambil peran dalam hal ini. Sistem manajemen adalah sesuatu yang fleksibel, ketika ada ketidaksesuaian dan perubahan lingkungan maka dapat disesuaikan kembali melalui perbaikan berkelanjutan.

16. Terapkan pengendalian operasional

Pada tahapan ini, organisasi perlu menerapkan dan pengendalian operasional yang sudah direncanakan pada poin 10. Misal prosedur daur ulang kertas atau prosedur pembuangan limbah.

17. Terapkan semua prosedur tingkat sistem lainnya

Menerapkan semua prosedur yang telah disusun sesuai dengan acuan poin 12 tersebut. Seperti mereka perlu melatih staf mengenai rencana darurat untuk memastikan apa yang harus dilakukan saat terjadi keadaan darurat.

Check (Evaluasi)

18. Pantau/ukur dan dokumentasikan

Ketika fase implementasi sudah dilakukan, maka berikutnya yaitu memeriksa atau memantau atau mengukur kinerja lingkungan organisasi terutama pada aspek lingkungan, pengendalian operasional, tujuan lingkungan, kewajiban kepatuhan.

19. Lakukan audit SML internal

Dalam pelaksanaan audit sistem manajemen lingkungan internal, perlu auditor yang objektif dan tidak memihak. Audit ini biasanya dilakukan oleh karyawan internal perusahaan untuk mengukur dan memeriksa kinerja sistem manajemen lingkungan perusahaan. hasil dari audit ini mencakup ketidaksesuaian, atau kegagalan organisasi dalam pemenuhan sistem manajemen lingkungan.

20. Evaluasi kepatuhan

Organisasi perlu menentukan frekuensi untuk melakukan evaluasi kepatuhan. Hal ini perlu dilakukan secara berkala dan memastikan bahwa organisasi telah memenuhi kewajiban kepatuhan, termasuk pematuhan regulasi yang berlaku dan komitmen sukarela. Dalam melakukan evaluasi, tim SML perlu mempertimbangkan apakah persyaratan tersebut baru saja berubah dan informasi terkait kegiatan organisasi dalam pemenuhan persyaratan.

21. Adakan Latihan darurat

Rencana tindakan darurat yang telah dikembangkan harus diuji dengan melakukan pelatihan untuk memahami bagaimana cara untuk menangani tindakan darurat. Hal ini sangat penting karena situasi darurat berpotensi besar untuk menimbulkan dampak lingkungan yang lebih serius. Dalam hal ini organisasi perlu menentukan tindakan darurat apa yang diperlukan.

• Misalnya, setelah melakukan uji tumpahan, organisasi harus bertanya pada dirinya sendiri:

• Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengatasi tumpahan tersebut?

• Apakah dibersihkan menggunakan teknik yang benar dan mengikuti prosedur yang ditetapkan?

• Bagaimana cara mencegah tumpahan di masa depan?

22. Tinjau kebijakan dan prosedur SML

Organisasi harus menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut pada diri mereka sendiri:

• Apakah kebijakan dan prosedur perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan dalam operasi?

• Apakah kebijakan dan prosedur tersebut efektif? Apakah mereka mengizinkan organisasi untuk mencapai tujuan lingkungannya? Jika tidak, perubahan apa yang mungkin diperlukan?

Action (Langkah Perbaikan dan Peningkatan Berkelanjutan)

23. Menetapkan dan menerapkan rencana tindakan perbaikan

Setelah melakukan pemeriksaan yang menghasilkan temuan ketidaksesuaian. Tim SML perusahaan perlu melakukan tindakan mitigasi dampak lingkungan yang diakibatkannya. Tim SML perlu mengidentifikasi apakah ketidaksesuaian tersebut berpotensi terulang kembali. Kemudian tim SML perlu mengidentifikasi langkah perbaikan yang tepat.

24. Tentukan status tujuan lingkungan

Ketika organisasi berfokus terhadap perbaikan, organisasi perlu memastikan atau memeriksa status tujuan lingkungan mereka. Hal ini bertujuan untuk menentukan tujuan mana yang telah tercapai dan mana yang belum.

25. Perbarui kebijakan dan prosedur SML dan komunikasikan setiap perubahan

Dalam hal ini, ketika adanya perubahan kondisi lingkungan. organisasi perlu mengidentifikasi kembali apakah kebijakan dan prosedur SML perlu di perbarui kembali. Ketika ada perubahan dalam kebijakan dan prosedur, maka organisasi perlu mengkomunikasikannya kepada pihak pihak yang terlibat dalam mencapai tujuan lingkungan organisasi

26. Lakukan tinjauan manajemen

Tim SML memberikan laporan terkait kinerja SML mereka kepada manajemen puncak, nantinya akan meninjau kembali efektifitas dari kinerja lingkungan mereka. Mengkaji peluang untuk dapat dilakukan tindakan perbaikan.

• tinjauan manajemen harus mencakup topik-topik berikut:

• Hasil audit internal

• Status tujuan lingkungan

• Kecukupan sumber daya

• Peluang untuk perbaikan berkelanjutan

• Perubahan aspek lingkungan yang signifikan

• Status tindakan perbaikan

Dalam hal ini organisasi perlu mendokumentasikan setiap tinjauan dari manajemen, mendistribusikan catatan rapat kepada tim EMS dan mengirimkan tindakan yang dihasilkan kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab.

27. Komunikasikan keberhasilan SML kepada organisasi

Membangun dan mengembangkan sistem manajemen lingkungan bukanlah hal yang mudah. Dengan begitu akan lebih baik untuk menginformasikannya ke setiap pihak yang terlibat. Hal ini akan mendorong semangat karyawan untuk meningkatkan kinerja lingkungan mereka