Langkah Membangun Whistleblowing System yang Efektif

Dalam organisasi, kepercayaan dan reputasi terbentuk dari sistem yang dikelola dengan transparan. Hal ini menandakan bahwa pentingnya untuk menjaga organisasi dari tindakan suap. Untuk mencegah tindakan tersebut, dibutuhkan langkah membangun whistleblowing system.  

Mengenal Lebih Lanjut Whistleblowing System

Whistleblowing system merupakan sebuah mekanisme pelaporan yang disediakan untuk melaporkan dugaan pelanggaran seperti korupsi, suap, penipuan, pelanggaran etika, hingga penyalahgunaan wewenang dengan melindungi identitas pelapor (whistleblowing). 

Berikut cara kerja whistleblowing system secara umum:

• Pelapor menyampaikan laporan disertai dengan bukti pendukung.
• Admin pelaporan pelanggaran akan menerima, meregister, dan mengadministrasikan pelapor pelanggaran.
• Tim pengelola whistleblowing system melakukan verifikasi terhadap dokumen yang disampaikan pelapor, menyusun dan menyampaikan berita acara hasil verifikasi, serta merahasiakan identitas pelapor.
• Direksi akan mempelajari laporan dan kesimpulan beserta bukti pendukung atas pelaporan pelanggaran yang diduga oleh karyawan
• Dewan komisaris akan mempelajari laporan dan kesimpulan beserta bukti pendukung atas pelaporan pelanggaran yang diduga oleh direksi, dewan komisaris, atau organ pendukung dewan komisaris.
• Jika laporan pelanggaran memenuhi kualifikasi, tim investigasi akan melakukan investigasi lanjutan dan menyusun berita acara hasil investigasi.
• Jika terlapor terbukti bersalah, akan dikenakan pemberian sanksi sesuai peraturan yang berlaku di perusahaan atau melalui proses hukum kepada lembaga penegak hukum jika pelanggaran merupakan tindak pidana. 

Baca juga: Kesesuaian ISO 37001 dengan Peraturan Antikorupsi di Lembaga Pemerintah

Cara Membangun Whistleblowing System yang Efektif

Untuk mendeteksi dan mencegah praktik suap serta pelanggaran etika lainnya, Anda dapat membangun whistleblowing system. Berikut cara membangun whistleblowing system yang efektif:

1. Menempatkan Kebijakan yang Jelas

Kebijakan yang jelas mencakup definisi tindakan yang dilaporkan, prosedur pelaporan, hak dan kewajiban pelapor, serta perlindungan yang diberikan kepada pelapor, sehingga semua pihak memahami pentingnya sistem ini dan cara menggunakannya.

2. Menyediakan Saluran Pelaporan yang Aman dan Rahasia

Saluran pelaporan dibuat agar mudah diakses dan menjamin kerahasiaan identitas pelapor. Saluran ini dapat berupa kotak saran anonim, platform digital, atau hotline telepon khusus.

3. Menjamin Kerahasiaan dan Perlindungan bagi Pelapor

Untuk mendorong pelaporan, perusahaan dapat menjamin identitas pelapor agar tetap rahasia sehingga pelapor terlindungi dari tindakan dendam atau diskriminasi. Kebijakan ini harus ditegakkan secara konsisten dan transparan sehingga pelapor merasa aman untuk menyampaikan informasi penting tanpa rasa takut.

4. Memantau dan Mengevaluasi Sistem secara Berkala

Untuk memastikan efektivitas whistleblower system, perusahaan harus melakukan evaluasi dan pemantauan secara berkala. Hal ini meliputi peninjauan kebijakan, analisis data laporan, serta feedback dari pengguna sistem.

Untuk mendeteksi praktik suap, organisasi dapat menerapkan salah satu mekanisme pelaporan tindakan korupsi yakni whistleblowing system. Cara membangun whistleblowing system yang efektif yaitu dengan menempatkan kebijakan yang jelas, menyediakan saluran pelaporan yang aman dan rahasia, menjamin kerahasiaan dan perlindungan bagi pelapor, serta memantau dan mengevaluasi sistem secara berkala. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut, Anda dapat mengunjungi website berikut ini pengurusanlegal.com. Kami adalah konsultan yang memiliki pengalaman di bidang sertifikasi sistem manajemen, legalitas perusahaan, hingga ketenagalistrikan. Segera konsultasikan dengan kami dan dapatkan penawaran menarik lainnya.