Tender merupakan pengadaan barang atau jasa yang diadakan oleh pemilik proyek kepada vendor (penyedia jasa) untuk mengerjakan sebuah proyek. Biasanya, sebuah tender menyertakan beberapa persyaratan administrasi, salah satunya yakni sertifikasi ISO, khususnya ISO 9001. Sertifikasi ISO 9001 dibutuhkan oleh penyedia jasa sebagai bukti bahwa organisasi memiliki kapabilitas dalam menghasilkan sebuah produk atau jasa bermutu tinggi. Dalam klausul ISO 9001 juga menyertakan risiko dan peluang dalam proses tender.
Klausul ISO 9001: Risiko dan Peluang dalam Proses Tender
Pada standar ISO 9001, terdapat klausul nomor 6 tentang Perencanaan. Klausal ini memberikan panduan terkait bagaimana organisasi merancang Tindakan untuk Menangani Risiko dan Peluang, Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk Mencapainya, serta Perencanaan Perubahan. Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang menekankan pentingnya identifikasi dan penanganan risiko serta peluang yang dapat mempengaruhi pencapaian hasil yang diinginkan dari sistem manajemen mutu, termasuk dalam proses tender proyek.
Proses tender sangat strategis dan beresiko tinggi bagi perusahaan jasa konstruksi, manufaktur, maupun jasa profesional. Oleh karena itu, pendekatan berbasis risiko menjadi penting untuk menilai kelayakan tender, menghindari kegagalan pemenuhan kontrak, dan mengoptimalkan peluang kemenangan dan margin keuntungan.
Contoh-contoh risiko dalam proses tender meliputi dokumen tender yang tidak lengkap atau format salah, penawaran harga terlalu rendah, ketidaksesuaian kompetensi SDM dengan permintaan tender, persaingan yang tidak sehat, dan sebagainya. Berdasarkan CATATAN 1 Klausul ISO 9001 nomor 6.1.2, menangani risiko dapat mencakup dengan menghindari risiko, mengambil risiko untuk mengejar peluang, menghilangkan sumber risiko, mengubah kemungkinan atau konsekuensi, berbagi risiko, atau mempertahankan risiko dengan keputusan yang terarah.
Sedangkan contoh peluang dalam proses tender berupa kolaborasi yang strategis, reputasi dan portofolio proyek terdahulu yang relevan, koneksi dengan mitra bisnis yang mempunyai market cap yang besar, dan sebagainya. Peluang dapat diarahkan pada pengadopsian praktek-praktek baru, teknologi baru, dan kemungkinan lain yang diinginkan dan layak untuk menangani kebutuhan organisasi atau para pelanggan.
Baca juga: Pentingnya Sertifikasi ISO 9001 dalam Meningkatkan Kualitas Manajemen Perusahaan
Tujuan implementasi ISO 9001 khususnya pada Klausul nomoro 6.1.2 yaitu organisasi mampu mengantisipasi potensi kegagalan dalam proses tender, dapat mengambil peluang untuk meningkatkan tingkat keberhasilan dan memenangkan tender, serta menjamin kesesuaian mutu terhadap persyaratan klien dan standar ISO.
ISO 9001 tidak hanya dapat digunakan oleh organisasi sebagai standar peningkatan mutu kualitas, tetapi juga dilakukan dengan pendekatan yang berbasis risiko. Hal ini terlihat dari Klausul nomor 6.1.2 yang berisi tindakan untuk menangani risiko dan peluang. Bagi Anda yang ingin mengajukan proses tender dan mempertimbangkan untuk konsultasi terkait ISO, kunjungi website berikut ini pengurusanlegal.com. Tim kami akan membantu dalam memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dengan harga yang kompetitif.
By: